Konsepsi Manajemen IT dan Pendidikan || POAC

  ASSALAMU'ALAIKUM WR.WB

A. PENDAHULUAN

       Alhamdulillahi wassholatu wassalamu 'ala rosulillahi.

B. LATAR BELAKANG

       Mempelajari konsepsi manajemen proyek dibidang IT dan pendidikan.

C. MAKSUD DAN TUJUAN

       Supaya kita bisa menjadi lebih mendalami konsep dasar, karena mempelajari konsep dasar kita dapat menemukan suatu gambaran atau permasalahan.

D. PEMBAHASAN

      Pada pertemuan kali ini, saya akan membagikan informasi mengenai konsepsi manajemen proyek dibidang IT dan pendidikan. Jadi , sebelum kita melangkah lebih jauh alangkah baiknya kita mereview materi yang diberikan kemarin. Berikut materi yang dipelajari kemarin :

Prinsip Umum Manajemen Proyek
George R. Terry telah merumuskan fungsi , fungsi tersebut sebagai POAC (Planning, Organizing, Actuating dan Controlling).
P lanning (Perencanaan)
O rganizing (Pengorganisasian)
A ctuating (Penggerakan)
C ontroling (Pengendalian)

Simak penjelasan tentang POAC .

A. Planning (Perencanaan)
     Planning adalah proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan guna
mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Kegiatan yang dimaksud adalah kegiatan
yang dilakukan dalam rangka pekerjaan konstruksi, baik yang menjadi
tanggung jawab pelaksana (kontraktor) maupun pengawas (konsultan).
Kontraktor maupun konsultan, harus mempunyai konsep planning” yang
tepat untuk mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab
masing-masing.
Pada proses planning perlu diketahui hal-hal sebagai berikut :

• Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya yang tersedia.

• Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya yang tersedia.

• Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan yang kongkrit.

• Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan guna mencapai tujuan dan sasaran.

B. Organizing (Pengorganisasian)
     Organizing (pengorganisasian kerja) dimaksudkan sebagai pengaturan atas suatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang, dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah organisasi. Wadah organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan fungsional yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun data.
Dalam proses manajemen, organisasi berfungsi untuk :

• menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik.

• membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen.

• mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang berada di dalam kordinasinya.

Dalam fungsi organizing, koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural maupun fungsional yang secara konsisten harus dijalankan. Koordinasi dapat dilakukan melalui mekanisme :

• koordinasi vertikal (menggambarkan fungsi komando), yaitu seorang atasan yang dapat memahami seorang bawahannya. Jadi koordinasi vertikal bisa disimpulkan hubungan antara atasan dan bawahan.

• koordinasi horizontal (menggambarkan interaksi satu level); dan

• koordinasi diagonal (menggambarkan interaksi berbeda level tapi di luar fungsi komando). Pada koordinasi diagonal ini lebih terpusat kepenyalahgunaan kekuasaan. 

Koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis :

• Pelaksana Konstruksi : koordinasi antara General Superintendant dengan Material Superintendant atau dengan Construction Engineer atau dengan Equipment Superintendant.

• Field Supervision Team, koordinasi antara Site Engineer dengan Quantity Engineer atau dengan Quality Engineer merupakan koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis.

Koordinasi horizontal dan bersifat satu level :

• Pelaksanaan konstruksi, koordinasi antara Material Superintendant dengan Construction Engineer atau dengan Equipment Superintendant merupakan.

• Field Supervision Team, koordinasi antara Quantity Engineer atau dengan Quality Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level.

Koordinasi diagonal :
       Koordinasi antara General Superintendant dengan Site Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level, sedangkan koordinasi antara Kepala Satuan Kerja Pekerjaan Civil Works dengan General Superintendant atau dengan Site Engineer merupakan koordinasi vertikal.

C. Actuating (Penggerakan)
    Actuating diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah ditetapkan di dalam planning. Pada tahap ini diperlukan
kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakkan, mengarahkan, dan memberikan motivasi kepada anggota kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
Berikut metoda mensukseskan “actuating” yang dikemukakan oleh George R. Terry, yaitu:

• Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa keberadaannya di dalam kelompok atau organisasi menjadi penting.

• Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibuat dengan mempertimbangkan adanya perbedaan individual dari pegawainya, hingga dapat dilaksanakan dengan tepat oleh pegawainya.

• Perlu ada pedoman kerja yang jelas, singkat, mudah difahami dan dilaksanakan oleh pegawainya.

• Upayakan memahami hak pegawai termasuk urusan kesejahteraan, sehingga tumbuh sense of belonging dari pegawai tersebut terhadap tempat bekerja yang diikutinya.

• Jangan berbuat sesuatu yang menimbulkan sentimen dari orang lain atau orang lain menjadi naik emosinya.

• Perlu melakukan pengawasan untuk meningkatkan kinerja pegawai, namun haruslah dengan cara-cara yang tidak boleh mematikan kreativitas pegawai.D. Controlling (Pengendalian)

D. Controlling diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah
dilaksanakan sesuai dengan rencana. Dalam manajemen proyek jalan
atau jembatan, controlling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh
konsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan pekerjaan
konstruksinya dilakukan oleh kontraktor. Pengawas Umum (General
Superintendat) berkewajiban melakukan Pengendalian (secara berjenjang)
terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawah kendalinya yaitu Site
Administration, Quantity Surveyor, Materials Superintendant, Construction
Engineer, dan Equipment Engineer untuk memastikan masing-masing staf
sudah melakukan tugasnya dalam koridor “jaminan kualitas (quality
assurance)”. Sehingga, tahap-tahap pencapaian sasaran sebagaimana
direncanakan dapat dipenuhi. Kegiatan ini berlaku juga dalam kegiatan internal konsultan supervisi, dalam artian, kepada pihak luar konsultan supervisi itu bertugas mengawasi kontraktor, selain itu secara internal Site Engineer juga melakukan controlling terhadap Quantity Engineer dan Quality Engineer. Secara
keseluruhan internal controlling ini dapat mendorong kinerja konsultan supervisi lebih baik di dalam mengawasi pekerjaan kontraktor.Ruang lingkup kegiatan controlling mencakup pengawasan atas seluruh aspek pelaksanaan rencana, antara lain adalah:

• Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif

• Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia, uang , peralatan, bahan)

• Prosedur dan cara kerjanya

• Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian sasaran.

        Controlling harus bersifat obyektif dan harus dapat menemukan fakta-
fakta tentang pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan berbagai
faktor yang mempengaruhinya. Rujukan untuk menilainya adalah
memperbandingkan antara rencana dan pelaksanaan, untuk
memahami kemungkinan terjadinya penyimpangan. 


E. KESIMPULAN
       Saya dan teman-teman menjadi lebih paham dan mengerti tentang POAC.
 
F. REFERENSI
      E-book
      Diri sendiri
 

 G. PENUTUP

       Sekian yang dapat saya sampaikan, kurang lebihnya seperti itu dan semoga bermanfaat bagi kita semua.

WASSALAMU'ALAIKUM WR.WB